Opret Bruger

Opret Bruger

Følg de fem trin nedenfor. Du kan altid vende tilbage til et tidligere trin, hvis du bliver i tvivl.

Trin 1: Gå til “Opret”

1. Find Opret sektionen i menuen i venstre side af skærmen på computer eller under “Mere” på mobil

2. Klik på “Bruger”

Du bliver nu sendt til siden Opret Bruger, hvor du skal udfylde oplysninger og vælge en rolle til den nye bruger.

Trin 2: Tilføj et billede (valgfrit)

Øverst på siden kan du tilføje et billede af brugeren. Du kan vælge mellem:

• ”Nyt billede” - Tag et billede direkte fra dit kamera på din mobil eller webcam på computer

• ”Tilføj fra Galleri” - Vælg et billede, der allerede findes i dit galleri/filer på mobil eller computer

Trin 3: Udfyld brugeroplysninger

Udfyld herefter felterne med oplysninger om den nye bruger. Nedenstående oversigt viser, hvilke felter der er obligatoriske, og hvilke der er frivillige.

Trin 4: Vælg brugerrolle

Under “Brugerrolle” skal du vælge, hvilken adgang den nye bruger skal have i Toolsite.
Der findes tre brugertyper — vælg den, der passer bedst til personens rolle.

Medarbejder

Almindelig adgang til værktøjer, registreringer og daglige funktioner i Toolsite.

Den mest anvendte brugertype - passer til de fleste medarbejdere

Administrator

Fuld adgang til hele systemet: brugeradministration, system indstillinger, oprettelse/redigering og alle funktioner.

Personer, der skal kunne administrere hele systemet.

Koordinator

Opfølgning af projekter uden fuld administratoradgang. Rollen giver overblik over økonomi, værktøjsstatus og ressourcer på deres tilknyttede projekter.

En fleksibel rolle til projektansvarlige, økonomistyring etc.

Trin 5: Opret brugeren

Når du har udfyldt alle relevante felter og valgt en brugerrolle, klikker du på “Opret Bruger”. Du kan under knappen desuden se hvor mange tilgængelige licenser af den rolle jeres firma har.

Brugeren bliver nu oprettet i Toolsite, og vedkommende kan findes på brugerlisten.

Sådan logger en ny bruger ind

Den nye bruger kan vælge mellem to måder at logge ind på Toolsite:

Login med e-mail

1. Brugeren indtaster sin e-mailadresse.

2. Brugeren modtager en 4-cifret login-kode på e-mail.

3. Brugeren indtaster koden i app og får adgang.

Login med telefonnummer

1. Brugeren indtaster sit telefonnummer.

2. Brugeren modtager en SMS med en pinkode.

3. Brugeren indtaster pinkoden i Toolsite for at logge ind.

Hvor længe forbliver man logget ind?

Når brugeren først er logget ind, forbliver vedkommende logget ind på enheden — det er altså ikke nødvendigt at logge ind igen hver dag.

Login bevares, så længe brugeren logger ind mindst én gang inden for 29 dage.

Brugeren bliver kun logget ud, hvis vedkommende selv aktivt vælger “Log ud”, eller der går mere end 29 dage imellem to logins.

Ofte stillede spørgsmål

Modtager brugeren automatisk loginoplysninger?

Nej. Som administrator skal du selv informere brugeren om, hvordan vedkommende logger ind, når de er oprettet som bruger i systemet.

Er Medarbejder ID obligatorisk?

Nej. Feltet er frivilligt og bruges typisk til virksomhedens interne medarbejdernummer.

Er afdeling / arbejdsgruppe obligatorisk?

Nej. Feltet er frivilligt og kan bruges til intern organisering af brugere.

Hvilken brugertype skal jeg vælge?

• Medarbejder: til almindelige medarbejdere med behov for daglig adgang.

• Administrator: til personer, der skal have fuld systemadgang.

• Koordinator: til fx projektledere eller økonomi ansvarlige der kræver mere overblik end almindelig medarbejder.

Hvad er forskellen på at deaktivere og slette en bruger?

Deaktivering fjerner brugerens adgang til Toolsite, men bevarer alle oplysninger, så du kan genaktivere brugeren igen senere. Sletning fjerner derimod brugeren permanent og kan ikke fortrydes.

Kan jeg gendanne en bruger, jeg har slettet?

Nej. Når en bruger er slettet, kan vedkommende ikke gendannes. Er du i tvivl om, hvorvidt brugeren skal bruges igen, bør du deaktivere brugeren i stedet for at slette.